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社内コミュニケーションのメリットとさまざまな施策

日本企業の実に7割が社内のコミュニケーションに課題を感じている※そうです。皆さんはどうでしょうか? ※HR総研調べ

独創的な方法で社内コミュニケーションを活性化している企業がでてきている一方、具体的な改善に踏み込めていない企業も多く見受けられます。

そこで今回は社内コミュニケーションの重要性や、弊社を含めたさまざまな企業の施策をお話したいと思います。

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社内コミュニケーションを活性化するメリット

■生産性の向上や業務の効率化が図れる

従業員同士のコミュニケーションが活発になることで立場に関係なく意見を交換できる「風通しの良い職場」になります。情報の共有もスムーズになり、業務の進捗の把握も容易になります。

専門性の高い社員に任せれば10分で終わる仕事も、自分が1時間かけてやってしまう。といった非効率なことがあるかもしれません。これも社内のコミュニケーションが活発で周りをよく理解できていれば「これ詳しい人います?」「Aさんが得意だよ」だけの会話で解決できる問題かもしれません。

また、生産性については米SMB Communicationが発表したホワイトペーパーに以下のような記述があります。

The cumulative cost of the status quo due to productivity losses resulting from communications barriers was estimated to be $26,041 per knowledge worker per year.
「コミュニケーションの弊害から生じる生産性の損失によるコストは、従業員ひとりあたり年間26,041ドル(約300万円弱)と推定される。」

参照元:SMB Communications Pain Study White Paper

たかが社内のコミュニケーションと放置していると、気づかぬうちに大きな損害を出している可能性もあるということですね。
社員の無駄な行動を条件反射的に咎めるのではなく、社内の仕組みがそうさせていないかを今一度考える必要があるかもしれません。


他部署の視点を取り入れることができる

HR総研の調査結果によると「どの関係においてコミュニケーション課題があるか」という質問に対して一番多かったのが「部門間」でした。

画像1

画像参照元:HR総研:「社内コミュニケーションに関する調査」結果報告

しかし部署ごとにコミュニケーションが取れていると、お互い誤解を抱えていた場合も解消でき、同じ目的に意識を向けられます。また話を重ねることで自分の部署にはない新たな考えや視点を身につけられる可能性もあり、部署を超えた新たなイノベーションを生むこともできるかもしれません。


社員満足度の向上

社員満足度が低い組織は経営層と従業員、上司と部下といった縦の関係性がうまくいっていないことが多いです。
会社はよく船に例えられますが、航海の目的や行き先、船長の考えが共有されない状態の船に乗りたいとは誰も思わないでしょう。

常日頃から業務に関する認識を共有することができる環境を作ることで、社員は自分の意見を主張できるようになり満足度も上がります。

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さまざまな会社の取り組み

多くの企業が独特な方法で社内のコミュニケーションを活性化させようと努力しています。


★ヤフー株式会社の「1on1」

ヤフーでは週に1度、30分の上司と部下による1on1ミーティングが行われます。部下の数によっては週の仕事の半分近くが1on1が占めることもあるそうですが、それだけ1対1の対話を重要視していることが分かります。
ヤフーは1on1を「部下のための時間」と考え、ブラッシュアップを繰り返しながら文化として浸透させました。

ただ部下の話を聞くのではなく、その真意をくみ取り、普段の業務にどう落とし込むかまで導くことが大切です。
コーポレートブログ(ヤフー公式ブログ)


Sansan株式会社の「Know Me」

名刺管理サービスを提供するSansan株式会社には、他部署のメンバー3名での飲み会の費用に対し一定金額の補助がでる「Know Me」という制度があります。前述したアンケートにもあった「部署間のコミュニーケーションの少なさ」を解消するための施策です。

他部署のメンバーとの懇親会費用を補助し、部署間で業務情報を交換して、仕事に還元することを狙いとしている施策が、Know Meなのです。


株式会社SmartHRの「部活動」

社内で部活がある企業は最近増えてきています。特にSmartHRは現在52個もの部活が存在(2019年現在)し、全体の86.5%が参加するほど浸透しているようです。部活動をすることで普段関わることのない他部署の人との関係構築ができ、飲み会に行けない・苦手なメンバーでも気兼ねなく参加することが可能です。

「スパイス探求部」や「王子部」といった名前だけではどんな活動をしているのかよく分からないユニークな部活も存在します。

・社員同士で勝手に仲良くなってくれるなら、部費のコストは全然安いもの
・部活は乱立OK(例えばビール部、日本酒部、ウィスキー部とか)


株式会社オウケイウェイヴの「ありがとうカード」

日本最大級のQ&Aサイト「OKWAVE」を運営する株式会社オウケイウェイヴでは、仕事で生まれる「ありがとう」をカードにして送りあっています。「OKWAVE」というサービス自体がユーザーが質問をし、回答してもらったら「ありがとう」を送るというものだったため、社内でも同じように「ありがとう」の文化を根付かせようというのが始まりだったようです。

仕事をしているとどうしても「結果」や「数字」ばかり見てしまいがちですが、そこに到るまでの「感謝」を顕在化させることで、社内でのコミュニケーションを活性化する狙いがあります。

ちょっとした手助けや気づかいが、感謝する人、感謝される人、お互いの幸せな気持ちを生みだし、また次の誰かを幸せにする、そんな「ありがとう」でつながる社会をイメージしています。


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ちなみに弊社ではこんなことをしています

ビジネスツールのAipoなど、サブスクリプションビジネスを軸としている弊社「TOWN株式会社」でも社内コミュニケーション活性化の一環として行なっていることがいくつかあります。

■雑談チャットルーム

社内のチャットツールに雑談用のルームを作っています。通常は部署やチームごとのチャットルームを作っているのですが、雑談ルームに関しては社内の誰でも入れるようになっています。

普段あまり関わりのない他部署のメンバーでも、オフィス内で流れている音楽などをネタに雑談が盛り上がることがあります。

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社内の仕組みを新たに作るのは非常に難しいことですが、普段チャットツールを使用している会社であれば簡単にできる施策なのでオススメです。


定期的に開催するビアバッシュ

ビアバッシュ(beer bash)とはお酒やおつまみを片手にプレゼンをするライトな勉強会のことです。カジュアルな雰囲気で行うことで参加のハードルも下がり、多くの社員を巻き込めるため社内のコミュニケーションを活性化させることができます。

弊社のビアバッシュの様子

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弊社の場合、テーマが決まっていない場合は内容はどんなことでも問題ありません。仕事のことはもちろん、最近の出来事や趣味について語るのもOKです。

また、普段一緒に仕事をしていても職種が違うと仕事の内容をいまいち把握していないこともあるかと思います。なので「自分は普段こんなことしています」という内容もお互いの理解を深めるのに非常に効果的です。

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社内コミュニケーションの活性化は1日にして成らず

ここまでさまざまな施策についてお話してきましたが、同じことをしていきなり効果がでることは(ほぼ)ありません。

例えば前述したヤフーは1on1の文化を浸透させるのにかなりの時間をかけていますし、オウケイウェイヴのありがとうカードも何度もテストを繰り返して今の形になっています。

まずは自社で何が課題なのかを明確にし、導入を推進する担当者が根気強く目的を共有しながら啓蒙しないといけません。そして何より上層部が率先して行うことが文化の浸透には非常に重要です。

社内コミュニケーションに課題を感じている方はぜひ今回紹介した施策を検討してみてはいかがでしょうか?

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